Klingt einfach: Wer auf Dienstreisen unterwegs ist, kann die entstehenden Kosten von der Einkommensteuer absetzen. Wie und was sich absetzen lässt, ist im deutschen Steuerrecht detailliert geregelt. Für eine einzelne Fahrt lohnt sich der Aufwand aber nur bedingt – denn insbesondere der Einzelnachweis der Fahrt- und Reisekosten ist mit einer Menge Arbeit verbunden (Stand: 2023).
Einzelnachweis fürs Auto
Ob Flugzeug, Eisenbahn oder Auto – der Geschäftsreisende kann grundsätzlich jedes benötigte Verkehrsmittel steuerlich absetzen. Und er kann in bestimmten Grenzen wählen, wie aufwändig bzw. wie exakt er seine Kosten ermitteln will.
Gerade für das dienstlich genutzte Automobil kommen prinzipiell zahlreiche Einzelposten zusammen: von der jährlichen Abschreibung über Steuern, Versicherung und Betriebskosten bis hin zu den Reparaturen. Hat der Autofahrer einmal die Gesamtkosten ermittelt, kann er den Kostenanteil seiner Dienstreise bestimmen. Dieser so genannte Einzelnachweis verspricht den größten steuerlichen Effekt, macht aber die meiste Mühe. Voraussetzung ist auch ein Fahrtenbuch, in dem alle Dienstfahrten genau festgehalten sind.
Eine gewisse Erleichterung bietet der Gesetzgeber im folgenden, zweiten Jahr: Hat ein Autofahrer die Gesamtkosten über ein ganzes Jahr ermittelt, lässt sich daraus ein individueller Kilometer-Kostensatz errechnen. Dieser Wert kann dann künftig für dieses spezielle, weiter genutzte Fahrzeug angenommen werden. Wird das Auto aber gewechselt, geht die Berechnung von vorne los.
Vereinfachung dank Kilometerpauschale und Softwarelösungen
Wer sich den Einzelnachweis ersparen will, darf stattdessen mit einer Pauschale vorlieb nehmen. In Deutschland setzt der Fiskus pro gefahrenem Kilometer 30 Cent an. Vor allem für Autos mit hohen Betriebskosten bedeutet dieser Wert aber einen deutlichen Verlust gegenüber der exakten Nachweismethode. Zudem kommt der Autoreisende auch in diesem Fall nicht daran vorbei, die real gefahrenen Strecken per Fahrtenbuch nachzuweisen.
Eine erhebliche Erleichterung bieten Softwarelösungen wie von Lexware, die verschiedene Module zur Kostenermittlung und steuerlichen Abwicklung beinhalten. Insbesondere ist hier ein digitales Fahrtenbuch enthalten. Die Programme sparen nicht nur eine Menge Zeit, sondern verringern auch die Gefahr, durch fehlerhafte Eingaben Geld zu verlieren.
Die Reisekosten
Etwas weniger komplex als die Fahrtkosten-Ermittlung sind die diversen Reisekosten, von denen in der Regel die Übernachtungskosten den Löwenanteil ausmachen. Der Preis für die Übernachtungen (abzüglich Frühstück) muss der Reisende – wie schon die Fahrtkosten – einzeln nachweisen. Gleiches gilt für Reisenebenkosten wie Parkgebühren oder berufliche Telefonate.
Keineswegs trivial ist der „Verpflegungsmehraufwand“. Hiermit sind alle Kosten gemeint, die dem Arbeitnehmer oder Selbständigen dadurch entstehen, dass er sich auf (Auslands-)Reisen nicht so günstig versorgen kann, wie dies zu Hause möglich wäre. Hier hat der Gesetzgeber ein vielschichtiges System von verschiedenen Pauschalbeträgen geschaffen, die je nach Reisedauer und Reiseland differieren.